Zmluva s účtovníkom – áno alebo nie?

Ste živnostník alebo spoločnosť a vaše účtovníctvo vedie externá spoločnosť? Je potrebné, aby medzi vami a účtovníkom, resp. účtovnou spoločnosťou bol zmluvne upravený vzťah? Za účtovníctvo zodpovedá účtovná jednotka bez ohľadu na to, či účtovníctvo spracúva jej zamestnanec alebo externá osoba. Zodpovednosti voči tretím osobám za akékoľvek nedostatky sa účtovná jednotka zbaviť nevie. Vie si však v prípade zmluvne upravených podmienok nárokovať náhradu škody v prípade preukázateľného porušenia povinnosti zo strany účtovníka.

Zmluvne upravený vzťah s účtovníkom je preferovaný najmä s ohľadom na skutočnosť, že v konkrétnej zmluve sú jasne upravené práva a povinnosti tak účtovnej jednotky ako i účtovníka.Čím sú vzájomné povinnosti upravené konkrétnejšie, tým ľahšie je možné vyhnúť sa prípadným nezrovnalostiam, ako je napr. neskoré dodanie dokladov potrebných na zaúčtovanie, či vyhotovenie potrebných výkazov, ktorých dôsledkom môže byť uloženie pokuty zo strany daňového úradu. 

 

Aj z uvedeného dôvodu je vhodné v zmluve upraviť podmienky zodpovednosti účtovnej spoločnosti za škodu spôsobenú svojmu klientovi, termíny či lehoty, ktoré by mala účtovná jednotka alebo účtovník dodržiavať, podmienky odovzdávania účtovnej dokumentácie, povinnosť zachovať mlčanlivosť, spôsoby zániku zmluvy...

peráKeďže zmluva o poskytovaní účtovných služieb nie je ako zmluvný typ osobitne upravená, je možné uzatvoriť ju podľa ustanovenia § 269 ods. 2. Obchodného zákonníka, či ako mandátnu zmluvu. V takto uzatváranej zmluve je vhodné myslieť nielen na úpravu vzájomných práv a povinností medzi účtovníkom a účtovnou jednotkou, ale i na ustanovenia v zmysle zákona o ochrane osobných údajov, ktorému sa v poslednom čase venuje zvýšená pozornosť najmä s ohľadom na možnosť sankcií zo strany Úradu na ochranu osobných údajov. Účtovník je totiž v zmysle zákona o ochrane osobných údajov sprostredkovateľom, lebo spracúva osobné údaje v mene účtovnej jednotky ako prevádzkovateľa. Ak účtovník vedie pre účtovnú jednotku i mzdovú agendu, a tým spracúva i osobitnú kategóriu osobných údajov – ako je i rodné číslo – v informačnom systéme prepojenom s verejne prístupnou počítačovou sieťou, mal by mať vypracovanú i bezpečnostnú dokumentáciu. Ak však ako účtovná jednotka spracúvate mzdovú agendu čo i len pre jedného zamestnanca, povinnosť vypracovať bezpečnostnú dokumentáciu sa vzťahuje na vás.

Autor: ZK

Posted in Účtovníctvo, Zmluvy.