Podnikáte? Viete, aké interné smernice musíte mať, aby ste sa vyhli pokutám?

Interné (vnútropodnikové) smernice sú interné dokumenty, ktoré stanovujú jednotné pravidlá, postupy a pokyny pri konkrétnej činnosti. Interné smernice, ktoré by nemali chýbať v dokumentácii podnikateľského subjektu sú najmä: účtovná smernica, bezpečnostná dokumentácia, registratúrny plán, program vlastnej činnosti zameranej proti legalizácií príjmov z trestnej činnosti a financovania terorizmu, pravidlá bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, požiarne poplachové smernice a požiarny evakuačný plán.

 

Účtovníctvo 

  • Podnikatelia účtujúci v podvojnom účtovníctve by nemali podceňovať vypracovanie smernice o vedení účtovníctva v nadväznosti na zákon č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve, v ktorej sa najmä uvedie účtovná sústava, v ktorej podnikateľský subjekt účtuje; organizačná štruktúra účtovnej jednotky; účtovné obdobie; mena, v akej sa vedie účtovníctvo a zostavuje účtovná závierka, používané účtovné zásady a metódy a i. Takto spracovaná účtovná dokumentácia môže byť doplnená i o ďalšie interné predpisy týkajúce sa napríklad odmeňovania zamestnancov, pracovného poriadku, používania služobného motorového vozidla a pod.. Smernice z oblasti účtovníctva by mali byť šité na mieru, aby nestratili svoj význam spočívajúci v jasne upravených pravidlách v spoločnosti, ktoré slúžia aj ako kontrolný nástroj, a pritom vychádzajú z konkrétnych potrieb a postupov používaných pre ten-ktorý podnikateľský subjekt.

    Povinnosť vypracovať interné smernice zakotvuje v niektorých prípadoch priamo zákon. Preto ich absencia nesie so sebou riziko uloženia pokuty.

Ochrana osobných údajov

  • Ide o povinnosť podnikateľov prijať bezpečnostné opatrenia vo forme vypracovaného bezpečnostného projektu najmä v nadväznosti na spracovávanie osobitnej kategórie osobných údajov v informačnom systéme podnikateľa /akým môže byť napríklad mzdový systém – v ktorom je spracovaná osobitná kategória osobných údajov, a to rodné číslo/. Súčasťou bezpečnostnej dokumentácie podnikateľa sú aj poučenia oprávnených osôb, súhlasy so spracovaním osobných údajov, záznamy o kontrolnej činnosti, oznámenie, evidencia alebo registrácia informačného systému. Oblasť ochrany osobných údajov si vyžaduje i zmluvne upravený vzťah so sprostredkovateľom – t. j. osobou, ktorá v mene podnikateľského subjektu spracúva osobné údaje, ako napríklad účtovník či účtovná kancelária formou sprostredkovateľskej zmluvy.

Správa a archivácia dokumentov

  • Povinnosť vypracovať registratúrny plán má každá osoba, ktorá podniká – teda medzi inými aj obchodná spoločnosť alebo živnostník, nakoľko z jej činnosti vznikajú záznamy v písomnej alebo elektronickej podobe, akými sú ekonomická či mzdová agenda (napr. kniha odoslaných a prijatých faktúr, účtovná závierka, hlavná knihy, obchodné zmluvy, pracovné zmluvy, evidencia dochádzky a pod. )

Legalizácia príjmov z trestnej činnosti a financovania terorizmu

  • Ide o povinnosť vypracovať programu vlastnej činnosti zameranej proti legalizácii príjmov z trestnej činnosti a financovaniu terorizmu obsahujúceho postup pri zistení neobvyklej operácie, spôsob vykonávania starostlivosti vo vzťahu ku klientovi, spôsob vykonávania odbornej prípravy zamestnancov, spôsob kontroly klienta, určenie osoby zodpovednej za ochranu pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a iné. Program vlastnej činnosti by mali mať vypracovaný podnikatelia oprávnení vykonávať činnosť podnikateľských, organizačných a ekonomických poradcov, účtovníci, daňoví poradcovia, podnikatelia oprávnení sprostredkovať predaj, prenájom alebo kúpu nehnuteľností (realitné kancelárie). Ostatným podnikateľom vzniká povinnosť vypracovať predmetnú smernicu v prípade, ak uskutočnia v rámci svojej činnosti obchod v hotovosti v hodnote najmenej 15.000,- EUR.

Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci a protipožiarna ochrana

  • V oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci je to najmä povinnosť vypracovania pravidiel o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci, vlastného zoznamu prác a pracovísk, zoznamu ochranných pracovných prostriedkov poskytovaných zamestnancom, ale i povinnosť pravidelných školení. V oblasti protipožiarnej ochrany je to najmä povinnosť vypracovania požiarneho štatútu, požiarneho poriadku, požiarnych poplachových smerníc, evakuačného plánu.

Autor: ZK

Posted in Interné smernice.